Como usar a função PROCV do Excel
Se você precisa pesquisar valores e informações em várias planilhas de Excel pode usar a função PROCV, também conhecida como VLOOKUP nos computadores com o software da Microsoft em inglês. A ferramenta permite buscar dados nas colunas verticais de planilhas no mesmo documento. Para usá-la é bem simples. É só seguir o passo a passo que o umCOMO detalha nesse post.
Defina o objetivo da busca e prepare o arquivo
Em primeiro lugar, verifique a versão do Excel em sua máquina ou baixe a versão gratuita do Microsoft Office. Agora, se no mesmo arquivo você tem uma ou várias planilhas em camadas diferentes, com dados como lista, descrição de produtos e respectivos preços, ou nome dos funcionários e salários, ou ainda alunos e matrículas, crie mais uma camada – no rodapé da sua página onde aparecem as abas “Sheet” - para visualizar o resultado de sua busca com a função PROCV.
Nomeie essa planilha de acordo com o tipo de pesquisa que está realizando. Exemplo: Orçamento, Folha de Pagamentos, Lista de presença, Notas do Bimestre, entre outros.
Para usar essa função de pesquisa, clique no alto da tela na aba “Fórmulas”, depois selecione “Pesquisa e Referência” e no final da lista “PROCV”. Na sequência, o box “Argumentos da Função” será aberto com quatro campos em branco para serem preenchidos por você: Valor Procurado (dado que você deseja localizar); Matriz Tabela (que é a lista onde será procurado o resultado); Número Índice Coluna (referente à coluna com o possível resultado); e Procurar intervalo (ou seja, o método de busca).
O mesmo box é aberto se você clicar no símbolo do assistente de funções, sinalizado acima da tabela como fx.
Preencha os dados no box Argumentos da Função
Para ajudá-lo a compreender como funciona a função PROCV, vamos utilizar o exemplo de um orçamento para um cliente. Se no mesmo arquivo Excel você têm duas planilhas, uma com a listagem de produtos e preço de custo, e outra com os itens e o preço final para venda, em poucos segundos dá para descobrir quanto cobrar sem ter que ler por horas a descrição de centenas de mercadorias.
- Depois de abrir uma aba para o resultado da sua pesquisa, como descrito acima, volte para a planilha de preço final e abra o box “Argumentos da Função”. No primeiro campo “Valor Procurado”, preencha com a letra da coluna e o número da linha que formam a célula da descrição do produto (B20 ou C45, por exemplo).
- O segundo campo do box, “Matriz Tabela”, refere-se à tabela-base de preços que será pesquisada, e por isso você precisa mais uma vez informar a letra da coluna e o número da linha inicial e final dessa planilha. Uma forma fácil de fazer isso é clicando num pequeno quadrado no lado direito deste mesmo campo em branco no box “Argumentos” que reduzirá de tamanho.
- Selecione então a célula inicial da tabela clicando no botão esquerdo do mouse e, sempre mantendo-o pressionado, arraste-o até a célula final da tabela. Solte o botão e veja que as letras e números das células aparecem automaticamente no campo “Matriz Tabela”.
- No próximo campo, “Número Índice Coluna”, digite o número da coluna onde você deseja que seja feita a busca de dados. Voltando ao exemplo da lista de preços, se a descrição do produto está na coluna 1 e o preço geralmente está na coluna 2, então você deve digitar o número 2. E assim por diante se a tabela tem várias colunas.
- Voltando ao quarto campo do box de Argumentos, “Procurar intervalo”, digite a palavra Falso para garantir o resultado exato e evitar que a função PROCV busque um dado semelhante e não exatamente o que você está procurando. Isso acontece porque a ferramenta oferece resultados por correspondência e semelhança se você digitar a palavra Verdadeiro.
- Por fim, é só clicar em “Ok” e conferir o resultado da sua busca na célula configurada previamente por você. Seguindo o exemplo do orçamento, caso seja para cinco produtos que constam nas duas planilhas pesquisadas, repita o preenchimento do box “Argumentos da Função” mais cinco vezes. Lembre-se de sempre atualizar a letra da coluna e o número da linha onde está cada produto, e assim por diante.
No começo, pode parecer um procedimento demorado preencher os campos do Argumento, mas com a prática, você ganha agilidade nas suas pesquisas e poderá consultar dados facilmente com a função PROCV do Excel.
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